管理手段【経営のヒント 312】

今日も『マネジメント』＜中巻＞第39章「管理手段」からです。

＜ドラッカーの一言＞
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マネジメント上、管理手段が有効であるには
七つの条件がある。（中略）
第一に、管理手段は効率的でなければならない。
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『マネジメント＜中＞』p.164　1973年　ダイヤモンド社

仕事は、必要とする労力が少ないほど優れています。これを効率的であるといいます。例えば、少ないデータで管理できるということは、優れたデータであると評価することができます。データは、ある現実の一面を映し出す道具です。すべての現実を表示するデータは存在しません。どこかにフォーカスしているはずです。

したがって、ある現実を投影するためには、どんなデータが必要かを事前によく考えることです。これをデータの設計といいます。その際には、「事態を把握するために必要な最小限のデータや情報は何か」という問いが重要になります。

ちなみに、データは売上日報の様な個別の素材。情報は何らかの意図を持って集計されたもの。例えば、売上の前年対比などがこれに当たります。

さらに人によって必要なデータや情報は異なるはずです。ドラッカー教授は経理部長が必要な情報は、在庫の総額と増減傾向であり、販売部長が必要な情報は全体の７割を占める５、６種類の製品在庫だと指摘しました。
そしてどちらも年に一度か二度、全体の詳しい情報を知ればいいと付け加えています。

私たちは、コンピュータの進歩で多くのデータや情報を入手できるようになりました。しかし目的を見失っては、情報の洪水の中でもがき苦しむだけです。「将来を予期するために必要な最小限度のデータや情報は何か」、「全体の状況を把握できる最小限のデータや情報は何か」を今一度確認してみたいものです。

佐藤　等